Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta nie wymienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako podmiotu, który ma dostęp do dokumentacji medycznej. Jednakże, ustawowo wskazano organy i podmioty uprawnione do uzyskania dokumentacji medycznej.
Art. 26 ust. 3 pkt 2 u.p.p. wskazuje, że dokumentację medyczną można udostępniać organom władzy publicznej w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań, w tym nadzoru i kontroli.
ZUS jest organem władzy publicznej, gdy chodzi o upoważnianie lekarzy do wystawiania zaświadczeń o niezdolności do pracy (art. 54 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa) i kontrolowanie prawidłowości tych zaświadczeń (art. 59 ust. 1 tej samej ustawy). Z tego powodu, w zakresie kontroli prawidłowości wystawiania zaświadczeń o niezdolności do pracy, ZUS ma prawo uzyskać dokumentację medyczną.
W ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wskazano zasady, na których należy udostępniać dokumentację medyczną ZUS-owi w ramach procedury kontroli prawidłowości wystawiania zaświadczeń o niezdolności do pracy.
Lekarz orzecznik ZUS ma prawo zażądać od lekarza, który wystawił zaświadczenie lekarskie, udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczącej pacjenta lub wyjaśnień i informacji na jej temat (art. 59 ust. 3). Pacjent jest zobowiązany udostępnić swoją dokumentację medyczną lekarzowi przeprowadzającemu badanie (art. 59 ust. 4). Jednakże, lekarz lub podmiot leczniczy ma obowiązek udostępnienia dokumentacji medycznej jedynie lekarzowi orzecznikowi ZUS. Oznacza to, że nie można udostępnić dokumentacji medycznej bezpośrednio ZUS-owi, a jedynie lekarzowi, który w imieniu ZUS-u kontroluje jej prawidłowość.
Warto pamiętać, że udostępniona dokumentacja medyczna powinna dotyczyć tylko konkretnego fragmentu (np. określonej wizyty), który odnosi się do wydanego zaświadczenia o niezdolności do pracy. ZUS ma także prawo uzyskać dokumentację medyczną w związku z prowadzonym postępowaniem przez organ rentowy ZUS (art. 26 ust. 3 pkt 5 u.p.p.).